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Datenschutzhinweise der SY-Immobilien-Service GmbH für Kunden und andere Betroffene

Mit dieser Information nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (nachstehend „DSGVO“) geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SY-Immobilien-Service GmbH (nachstehend „SY-Immobilien-Service“) sowie über die Rechte aus der am 25.Mai 2018 in Kraft getretenen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Geschäftsbeziehung und den mit uns getroffenen Absprachen. Daher werden möglicherweise nicht alle Teile dieser Datenschutzinformation auf Sie zutreffen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ist die:

SY-Immobilien-Service GmbH
Kopenhagener Str. 51, 18107 Rostock

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

SY-Immobilien-Service GmbH
Datenschutzbeauftragten
Kopenhagener Str. 51, 18107 Rostock
Email: info@sy-immobilien-service.de

2. Wann gilt der Datenschutz für mich und wann bin ich Be- troffener?

Dieser Datenschutzhinweis richtet sich an Besucher der SY-Immobilien-Service-Webseite, Nutzer und sonstige Kunden, deren personenbezogene Daten von SY-Immobilien-Service im eigenen Namen oder im Auftrag für andere Unternehmen erhoben werden.

Entsprechend der Terminologie in der DSGVO werden Personen deren personenbezogenen Daten erhoben werden, als „Betroffene“ bezeichnet. Betroffene sind insbesondere auch Bevollmächtigte, Betreuer oder Drittsicherungsgeber wie Bürger oder Garanten.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht.

3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir- soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung und Geschäftstätigkeit erforderlich- personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbücher, Schuldnerverzeichnisse, Handelsregister) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten. Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsaufträge), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über die finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Werbe- und Vertriebsdaten inkl. Werbescores, Dokumentationsdaten, Daten über Ihre Nutzung der von uns angebotenen Telemedien (z.B. Aufruf unserer Webseite unter www.sy-immobilien-service.de, Apps und/oder Newsletter, angeklickte Seiten bzw. Einträge sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten) sein.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

a) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt im Rahmen der Anbahnung und des Abschlusses von Reparatur- und Instandhaltungsverträgen, sowie Durchführung dieser Verträge und aller anderen Verträge dieser Art. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach der konkreten Absprache und dem konkreten Produkt und können unter anderem aber auch Bedarfsanalysen, Beratung im Rahmen der Vertragsanbahnung sowie die Durchführung von An- und Verkäufen umfassen. Weitere Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie ggf. den maßgeblichen Vertragsunterlagen und den Geschäftsbedingungen entnehmen.

b) im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)

soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere:

  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenabsprachen,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes von SY-Immobilien-Service,
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung der von der SY-Wohnen und den übrigen Unternehmen der SY-Gruppe angebotenen Dienstleistungen und Produkten
  • c) aufgrund Ihrer Einwilligung (art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)

    Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zu Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an Dritte, Versand von Angeboten u.ä.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

    5. Wer bekommt meine Daten?

    Innerhalb von SY-Immobilien-Service erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen könne zu diesen Zwecken Daten erhalten, zum Beispiel Handwerker im Rahmen der Durchführung von Reparaturaufträgen, Versorgungsunternehmen, Kabelunternehmen, soweit dies erforderlich ist. Wenn solche Dritte persönliche Daten erhalten und verarbeiten, erfolgt dies – soweit vorgeschrieben – im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, die gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist. SY-Immobilien-Service bleibt in diesen Fällen für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich.

    Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb von SY-Immobilien-Service ist zu beachten, dass wir zu Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen (Geheimhaltung). Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

    6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

    Eine Weitergabe an Dritte Ihrer persönlichen Daten erfolgt nicht, mit Ausnahme der anonymisierten IP-Adresse und dem Einsatz der Webseitendienstleiter, wie es hier beschrieben wird, erfolgt eine Weitergabe außerhalb der EU nicht.

    7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

    Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

    Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem HGB, der Abgabeverordnung (AO), dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) ergeben könne. Die vorgegeben Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis 10 Jahre beträgt.
  • Erhaltung von Beweismitten im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können dies Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
  • 8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

    Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, hat das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGV, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das auf Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG. Das heißt der Löschungsanspruch ist auf die Beschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gerichtet, da die SY zu Sicherstellung ihrer automatisierten Datenverarbeitungssicherungssysteme (Backups) verpflichtet ist und eine Löschung personenbezogener Daten in diesem Systemen mit einem nicht vertretbaren unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Schließlich besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

    Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

    Die Geltendmachung dieser Datenschutzrechte und insbesondere die Geltendmachung des Widerrufs sind per E-Mail an

    info@SY-Immobilien-Service.de

    oder schriftlich per Post an den Datenschutzbeauftragten

    SY-Immobilien-Service GmbH
    Datenschutzbeauftragter
    Kopenhagener Str. 51, 18107 Rostock

    zu richten. Die Geltendmachung der Rechte ist kostenfrei.

    9. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

    Im Rahmen unserer Geschäftsbedingungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbunden vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen, diesen durchzuführen und zu beenden.

    10. inwieweit findet eine automatische Entscheidungsfindung und ein „Profiling“ statt?

    Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

    Wir verarbeiten im Ausnahmefall teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Dieses Profiling kommt allerdings allenfalls in Betracht, um Sie zielgerichtet über Produkte zu informieren und zu beraten. Dazu setzen wir Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich der Markt- und Meinungsforschung.

    11. Welche Maßnahme zur Sicherung des Datenschutzes werden bei SY-Immobilien-Service beachtet?

    SY-Immobilien-Service hat innerhalb ihres Verantwortungsbereichs die innerbetriebliche Organisation so gestaltet, dass den besonderen Anforderungen des Datenschutzes und den Vorgaben und der DSGVO und des BDSG entsprochen wird. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen worden, die diesen Anforderungen genügen. SY-Immobilien-Service ist überzeugt, dass die getroffenen Maßnahmen für die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verbundene Risiken ein angemessenes Schutzniveau bieten. Dabei beachten die Unternehmen den Grundsatz der Datensparsamkeit, d.h. es werden jeweils nur die Daten erhoben, verarbeitet und vorgehalten, die für die Durchführung und Abwicklung der Verträgen erforderlich sind oder die aufgrund einer Einwilligung und/oder gesetzlichen Vorgaben vorzuhalten sind. Eine Entgegennahme und Weitergabe personenbezogener Daten (z.B. im An- und Verkaufsfall) erfolgt nur auf Basis strenger Geheimhaltungsvereinbarungen und soweit dies für die Abwicklung und Durchführung der Transaktionen erforderlich ist.

    Sprechen Sie uns über unsere Webseite an so gelten ergänzend zu diesen Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise für den Aufruf der Webseite, die auf der Webseite selbst hinterlegt sind und eingesehen und zum Download zur Verfügung gestellt werden.

    SY-Immobilien-Service behält sich die Ergänzung und laufende Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise aufgrund der technischen Entwicklung und der nicht bekannten Praxis der Aufsichtsbehörden vor. Der aktualisierte Datenschutzhinweis gilt ab dem Zeitpunkt, ab dem er auf der Webseite veröffentlich wird.

    12. Informationen über Ihr Widerrufsrecht nach Artikel 21 DSGVO

    Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation erben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes „Profiling“ im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

    Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

    Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

    In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das „Profiling“, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

    Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für dies Zwecke verarbeiten.

    Empfänger eines Widerspruchs

    Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

    SY-Immobilien-Service GmbH
    Kopenhagener Str. 51, 18107 Rostock
    E-Mail: info@SY-Immobilien-Service.de
    Rostock, den 24.05.2018
    SY-immobilien-Service